Communicatiepool

Op 1 juni 2009 is de Communicatiepool officieel van start gegaan, in eerste instantie als pilot van een jaar. De Communicatiepool wil door nieuwe shared servicevorming op verschillende manieren bijdragen aan een van de doelstellingen van de projectdirectie Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl, namelijk een slanke en sterke rijksoverheid.

De pool is voortgekomen uit het deelproject "Centrale Adviesgroep" van het programma "Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl". Via de Communicatiepool worden communicatieadviseurs rijksbreed ingehuurd door de verschillende departementen. De pool bestaat in eerste instantie uit een selectie van 30 externe adviseurs, met vaste tarieven.

De werkwijze is als volgt:

1. Vraag departement

Een directie Communicatie die behoefte heeft aan tijdelijke communicatiecapaciteit neemt contact op met de medewerker klantbeheer van de Communicatiepool. Beleidsdirecties kunnen via een directie Communicatie aanvragen indienen voor capaciteit uit de pool. Vervolgens wordt een afspraak gemaakt voor een intakegesprek. Voorafgaand stuurt de directie Communicatie alvast alle relevante informatie over de opdracht toe (functieomschrijving, eventueel communicatiestrategie)

2. Intake

Het poolmanagement spreekt de opdracht door met de betreffende directie Communicatie en vult het intakeformulier in. Na wederzijds akkoord op het intakeformulier start het poolmanagement met de matching.

3. Matching

Het poolmanagement vergelijkt de cv's van de adviseurs in de pool met de beschrijving van de gewenste kandidaat, kijkt naar beschikbaarheid en benadert een kandidaat voor een kennismakingsgesprek met de betreffende directie Communicatie. Bij voorkeur vindt een kennismakingsgesprek met één kandidaat plaats, in overleg kan hiervan afgeweken worden. Als er een match is tussen kandidaat en ministerie besluit het ministerie om tot contractering over te gaan. Is er geen match, dan kan, indien beschikbaar, een volgende kandidaat benaderd worden.
De doorlooptijd van het matchingproces (van intake tot en met het eerste kennismakingsgesprek) is maximaal tien werkdagen. Als er geen geschikt aanbod is, moet dit binnen een week duidelijk zijn. Uiteindelijke opdrachtverlening en contractering zijn in handen van de departementen.

4. Contractering

Zodra de match is gemaakt stuurt het departement (directeur Communicatie) rechtstreeks een standaard dienstverleningsovereenkomst voor de opdrachtbevestiging aan de kandidaat. (deze wordt vooraf per mail aan de directeur Communicatie gestuurd) Een afschrift van deze opdrachtbevestiging wordt door het departement retour naar DPC gestuurd.

5. Uitvoering opdracht

De adviseur gaat aan de slag bij het departement. Vanaf dat moment is het departement verantwoordelijk voor de begeleiding van de ingehuurde externe adviseur en de opdracht. Na een maand is er contact tussen de communicatiedirectie en de projectmanager Communicatiepool over de uitvoering van de opdracht. Dan worden tevens afspraken gemaakt over vervolg-contactmomenten. Als de opdrachtgever, ONS / DPC of de externe adviseur hier reden toe zien, vindt tussentijds een gesprek (of meerdere gesprekken) plaats over de uitvoering van de opdracht.

6. Evaluatie

Na afloop van de opdracht vindt een evaluatie plaats: in aanwezigheid van de projectmanager Communicatiepool voert de adviseur een evaluatiegesprek met de opdrachtgever. Na afloop vult de projectmanager C-pool het evaluatieformulier in en legt dit ter akkoord voor aan de opdrachtgever.

De Communicatiepool is een gezamenlijke faciliteit voor de directies Communicatie van de departementen. Om er een gezamenlijk succes van te maken, en vanuit het oogpunt van goed opdrachtgeverschap, is het belangrijk om een aantal spelregels in acht te nemen. Deze spelregels maken onderdeel uit van het Beleidskader van de Communicatiepool.

Voor vragen en/of opmerkingen kunt u contact opnemen met het poolmanagement:

Projectmanager	Klantbeheerder
Marion Petit	Jolanda Mos
070 356 43 51 / 06 119 04 049	070 356 42 79 / 06 183 04 728
m.petit@minaz.nl	j.mos@minaz.nl

Meer informatie

Beleidskader Communicatiepool

27-07-2009 | PDF document, 213 Kb
Vragen en antwoorden over de communicatiepool

09-12-2009

Communicatiepool