U bevindt zich op: Home
›
Hulpmiddelen
Checklist crisiscommunicatie
Voorlichting tijdens een crisis moet bijdragen aan een optimaal inzicht in
de situatie en de verschillende gevolgen daarvan. Dit inzicht geldt zowel
voor de eigen organisatie en aanverwante organisaties als voor diegenen
die erdoor getroffen zijn. De checklist is een hulpmiddel om de
communicatie tijdens een crisis te structureren.
Voorbereiding
- Alert zijn op mogelijke noodsituaties
- Organisatorische basis voor ondersteuning en hulpverlening
- Doelstellingen
- Opzet van de afdeling Voorlichting
- Dialoog met de buitenwereld
- Geloofwaardigheid
Voor de crisis
- Bouw persoonlijke contacten op met journalisten
- Breng een natuurlijke samenwerking met andere instanties tot stand
- Zorg voor een hoge mate van geloofwaardigheid
- Bouw netwerken op
- Voer voortdurend externe analyses uit
- Zorg ervoor dat binnen de organisatie het belang van goede voorlichting
tijdens een crisis wordt ingezien
- Houd oefeningen in de vorm van rollenspellen
Tips voor communicatie tijdens de crisis
- De communicatie tijdens een crisis dient op professionele wijze
aangepakt te worden
- Tijdens een crisis staat iedereen voor de taak beslissingen te
nemen
- Denk eerst na!
- Geloofwaardigheid is van cruciaal belang
Wanneer de crisis zich voordoet
- Begin snel
- Sla alarm
- Stel de informatiekanalen open
- Neem contact op met het crisismanagementteam
- Kondig aan dat de bevoegde instantie is begonnen met het bestrijden van
de crisis
- Maak een begin met de externe analyses
- Zorg ervoor dat er een juist beeld van de crisis ontstaat
- Wees flexibel en bereid om te improviseren
De volgende dingen doen zich tijdens een crisis vaak
voor
- Aanvankelijk heerst er onzekerheid rondom een crisis
- Dingen gebeuren heel snel
- Er komt een enorme stroom informatie op gang
- Berichten en indrukken spreken elkaar tegen
- De media zijn er snel bij om de gebeurtenissen nauwgezet te volgen
- Allerlei nieuwe partijen raken erbij betrokken
- Er wordt een beroep gedaan op flexibiliteit en
improvisatievermogen
Zorg voor een duidelijke taakverdeling
Het crisiscommunicatie team bestaat in ieder geval uit:
- Het hoofd van de afdeling Voorlichting, die de algehele
verantwoordelijkheid draagt
- Een perschef
- Een persoon die verantwoordelijk is voor het nauwgezet volgen van de
berichtgeving en analyses in de media
- Iemand die als woordvoerder optreedt
- Een verantwoordelijke voor de contacten met naaste verwanten en bezorgde
burgers
- Iemand die verantwoordelijk is voor de interne
informatievoorziening
- Iemand die verantwoordelijk is voor onderzoek en het verzamelen van
feiten over alles wat mogelijk te maken heeft met wat er is gebeurd
- Medewerkers die vreemde talen beheersen
Na de crisis
- Bouw de voorlichtingscapaciteit geleidelijk af
- Evalueer en trek conclusies
- Zet de opgedane ervaringen om in nieuwe plannen, instructies, procedures
en oefeningen
